Toute coopération passe nécessairement par des échanges de documents matérialisant les accords établis. Qu’il s’agisse de contrat, d’une charte ou d’autres paperasses similaires, les courriers sont fondamentaux dans la conclusion d’un partenariat. Ainsi, des services postaux ont été créés, afin de garantir et de soutenir ces échanges. Cependant, l’envoi physique des papiers présente des inconvénients à la fois temporels et économiques. La solution consiste à recourir à la lettre recommandée électronique. Il faut alors déceler les enjeux de cette révolution technologique et épistolaire.
Les avantages de recourir au courrier recommandé avec accusé de réception électronique
L’envoi en recommandé électronique est une solution technologique du principe de justification d’envoi et de réception de courrier. En choisissant cette voie, vous obtenez de multiples avantages. Tout d’abord, vous bénéficiez d’un gain de temps. Cet atout se révèle tant dans la remise du courrier à l’opérateur tiers que dans sa réception par le destinataire. De plus, en recourant à la lettre recommandée électronique, le processus d’envoi est plus économique.
Dans le système classique, vous devez déposer votre document physique, enfermé dans une enveloppe, chez votre opérateur. Cela est chronophage, car il faut compter la durée des transports ainsi que celle de la file d’attente. Et encore, l’envoi du courrier peut même prendre des jours avant la réception du dit-papier. Tout ce processus nécessite le paiement des frais de transport, et des agents intermédiaires. Et ces prestations vont impacter sur le coût d’envoi de votre document. Ainsi, en acceptant de recevoir une lettre recommandée électronique, vous permettez d’économiser jusqu’à 5 fois des dépenses.
Le courrier recommandé avec accusé de réception électronique consiste également en une solution éco-responsable. La dématérialisation des courriers diminue la demande en papier et donc de l’abattage des arbres.
Les principes de validité juridique d’une Lettre recommandée électronique
À partir des réformes législatives européennes de 2018, la lettre recommandée électronique acquiert une validité juridique. Pour ce faire, il faut que certaines conditions soient remplies. Ces contraintes concernent à la fois la preuve des procédures et le processus d’identification des partis.
Pour qu’une preuve soit valide, elle doit comporter des informations sur :
- Le nom et le prénom de l’expéditeur et du destinataire ou de leur raison sociale
- Le numéro d’identification de l’envoi qui est attribué par l’opérateur d’envoi
- La date et l’heure de dépôt électronique de l’envoi
- Une signature numérique ou un cachet électronique de l’expéditeur et du destinataire
Ces éléments de preuve doivent être conservés par le prestataire pendant au moins 1 an. Mais il arrive que des usurpateurs se cachent derrière les personnes concernées. Il faut alors entamer un processus d’identification stricte pour éviter que les documents ne tombent entre de mauvaises mains. Ainsi, l’identification doit être effectuée par le tiers prestataire. Cela se procède soit par une présence physique des concernés, soit à l’aide d’outils électroniques reconnus au niveau national.
Comment fonctionne l’envoi d’une lettre recommandée électronique ?
Pour envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception électronique, plusieurs étapes doivent être suivies. Pour commencer, vous devez prendre contact avec un opérateur. Celui-ci envoie ensuite un message par courriel électronique au destinataire. Dans ce message, il demande si le destinataire acceptait de recevoir une lettre recommandée électronique. Cette étape se déroule sans la communication de l’identité de l’expéditeur. Le récepteur du message possède alors 15 jours pour répondre.
Dans le cas d’une réponse positive, le prestataire lui envoie immédiatement la lettre recommandée. En même temps, il vous envoie ainsi qu’au destinataire des preuves de cette opération.
Mais dans le cas d’un refus ou d’une absence de réponse, le prestataire fait un retour. Il expédie les preuves du refus ou de non-réclamation de la lettre recommandée électronique. Ces pièces justificatives sont conservées pendant au moins 1 an.